Portfolios: Organize sus Proyectos

La semana pasada tuve que enviar un largo memorándum tratando en detalle un tema que expongo aquí de forma lo mas simple posible. Adicionalmente, ofrezco una fuente de información adicional por si le interesa la gestión de portfolios. Estas notas son de la parte introductoria del libro Manage Your Project Portfolio de Johanna Rothman y le pueden servir para profundizar en el tema.

He estructurado esta nota de la siguiente manera:

  • ¿Que pepinos es un Portfolio de Proyectos?.  Aquí le cuento de que se trata el concepto. Tal vez, lo mas relevante sean los ejemplos ilustrando como acomodarlos.
  • Utilidad Personal. Si el tema no le interesa en lo mas mínimo, entonces he dedicado un párrafo al final para comentarle como puede emplearlo para sus proyectos personales. También una herramienta en linea que empleo como repositorio de mi portfolio.

¿Que pepinos es un Portfolio de Proyectos?

Un portfolio es simplemente una organización de proyectos por fecha y valor que una organización se compromete (o planea comprometerse) a realizar. De alguna manera se puede representar mediante un gran gráficojrport

Algunos de los beneficios de organizar el conjunto de proyectos de esta manera son los siguientes:

  • Ayuda a determinar cuando debe comenzar a trabajar el equipo de proyecto (o producto)
  • Cuando hay que realizar balances para tomar decisiones o elegir entre proyectos, el portfolio es una herramienta visual que ayuda a negociar, por ejemplo, que proyecto hacer cuando.

El portfolio no es una artefacto estático (o documento inútil). Por el contrario, los equipos de proyecto pueden visualizar en que se deben enfocar y en que no. También que tienen que hacer en el futuro (eliminando, en ocasiones, la incertidumbre hija de la mala comunicación).

El portfolio es como un backlog (en términos agiles) ya que esta ordenado por prioridad. Si el portfolio permite visualizar los proyectos en el tiempo también admite reconocer dependencias entre los mismos u otros proyectos relacionados.

Distintos Niveles de Abstracción

En ocasiones se puede visualizar el portfolio a alto nivel. Esto es, la foto de los proyectos a nivel de la organización o linea de negocio. En otros escenarios se requieren menores niveles de abstracción para saber, por ejemplo quien esta haciendo que.

Una ilustración, a modo de ejemplo, de un portfolio de alto nivel podría ser como la que sigue:

Ejemplo RoadMap01

Se anota en la parte superior la linea de tiempo, por ejemplo, el año dividido en cuatrimestres (o lo que a Ud. le convenga) y la secuencia en el tiempo de los proyectos. En la parte inferior proyectos relacionados que tienen dependencias de algún tipo.

Otra ilustración gráfica puede ser como la que sigue:

Ejemplo RoadMap02

Tener las perspectivas de alto nivel y de bajo nivel. Las de alto nivel, ayudan a entender cuantos proyectos se están manejando. Las de bajo nivel ayudan a los equipos de proyecto a ver donde están.

Beneficios

Si tuviera que resumir los beneficios anotaría lo siguiente:

  • Es un artefacto en extremo simple de crear y mantener con cualquier herramienta
  • Es una gran forma de “setear” expectativas, colaborar entre distintos equipos y eliminar problemas de comunicación 
  • Los distintos niveles de abstracción permiten emplear la herramienta en distintos niveles, por ejemplo, alta gerencia y equipos de proyecto

Utilidad Personal

Si tiene la suerte de no tener ningún vinculo con la gestión de proyectos, entonces puede aplicar esta técnica para visualizar sus proyectos personales. La he empleado para construir un gráfico que permita visualizar los proyectos personales en el correr del año.

Un lugar que permite crear un repositorio de documentos que adicionalmente tiene las capacidades de una wiki y espacio suficiente para almacenar información es Pbworks.

 

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