Una vez mas: Urgente versus Importante

Las viejas técnicas para tomar decisiones son rescatadas del cajón de los recuerdos y difundidas empleando las herramientas de difusión social mas modernas como quien ha descubierto la pólvora.

En general, lo anterior me parece sumamente aburrido e irritante. Pareciera que algunas cosas hay que repetirlas infinitamente. Es como si Ud. tuviera algo para decir, pero nadie estuviera escuchando.

La única ventaja que le pude encontrar a esta repetición es la invitación a la asociación.

Esto ultimo fue lo que me ocurrió con la matriz Urgente/Importante (o como algunos desean adornar, la caja de Einsenhower).

Para ser breve, el el escenario fue el siguiente:

Un equipo de trabajo con un conjunto importante de tareas criticas. El tiempo, como siempre, la restricción principal. Básicamente el equipo debía hacer cambios sobre un producto que otro equipo debía recibir. La cantidad de tareas una bolsa que mezclaba aquello que era imperioso realizar, deseable o innecesario.

De modo que, habiendo leído recientemente un “re-frito” de la vieja técnica aquí, la asociación fue instantánea.

Emplear la técnica de la caja de Eisenhower para organizar y priorizar que tareas hacer dentro del tiempo establecido, lo urgente e importante, tomar serias notas sobre lo importante pero no urgente para planificar que realmente se haga. Ademas, en nuestro escenario, considerar postergar tareas consideradas urgentes pero no importantes e ignorar por completo aquellas que no aportaban valor y generaban retraso.

Lo anterior, proviene de acomodar las tareas en función del siguiente criterio:

  • Urgentes e importantes (son aquellas tareas que podemos hacer inmediatamente)
  • Importantes pero no urgentes (tareas que podemos agendar para hacer mas tarde)
  • Urgentes pero no importantes (tareas que se pueden delegar a otras personas o equipos)
  • Ni urgentes ni importantes (tareas que definitivamente no se van a hacer)

Una ilustración del cuadro la puede encontrar por todos lados.

eisenhower_box

El uso Común de la Matriz

En general, para que se entienda la matriz es necesario clarificar que se entiende por urgente y que por importante.

  • Las actividades importantes tienen como resultado aproximarse a una meta que nos hemos fijado, sean profesional o personal.
  • Las actividades urgentes demandan atención inmediata y suelen estar asociadas con necesidades ajenas.
  • Una forma sencilla de no realizar ningún progreso personal o profesional es que nuestro día este focalizado recurrentemente en tareas urgentes, olvidando tomar alguna acción sobre las importantes.

El Paso a Paso

Los pasos para emplear la matriz suelen tener la siguiente estructura:

  1. Listar todas las actividades (o proyectos) que tenemos que hacer. Listar todo aquello que consume nuestro tiempo, aun cuando no sea relevante.
  2. En una escala arbitraria asigne un valor de importancia (por ejemplo de 1 a 5) para cada tarea o actividad que listo. (Deje de lado por el momento lo urgente)
  3. Una vez hecho lo anterior, agregue una columna que indique la urgencia de la tarea.
  4. Anote las tareas en el cuadrante que corresponda.

Puede considerar esta nota, como otra irritante repetición de un tema conocido. Con mucha suerte, su cerebro puede sentirse invitado a realizar alguna asociación inconveniente.

 

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